Assistent der Geschäftsführung & COO (m/w/d)

Das Unternehmen

Unser Mandant ist ein international tätiges Unternehmen mit Hauptsitz in Wien. In der Rolle als Assistent der Geschäftsführung & des COO (m/w/d) unterstützen Sie beide Führungspersönlichkeiten in allen organisatorischen, administrativen und koordinativen Belangen. Sie sorgen für effiziente Abläufe, eine verlässliche Vorbereitung und die konsequente Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen. Als zentrale Schnittstelle koordinieren Sie die Zusammenarbeit zwischen Geschäftsführung, COO, internen Abteilungen und externen Partnern.

Gesucht wird eine Persönlichkeit, die vorausschauend denkt, Verantwortung übernimmt und der Geschäftsführung den Rücken freihält. Entscheidend sind Diskretion, Loyalität, Genauigkeit und ein ausgeprägtes Gespür für Prioritäten.

Unser Mandant wünscht sich eine positive, offene Persönlichkeit mit Humor, die auch in einem dynamischen Arbeitsalltag gute Laune und Leichtigkeit mitbringt, ohne dabei Professionalität und Verlässlichkeit aus den Augen zu verlieren.

Für diese Position ist ein Jahresbruttogehalt von EUR 55.000 vorgesehen. Je nach Ausbildung und Berufserfahrung besteht die Bereitschaft zur Überzahlung.

Sie möchten Ihre organisatorischen Stärken in einer verantwortungsvollen Vertrauensposition einbringen und Teil eines engagierten Teams werden? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

HAPEKO ist die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Österreich. Schwerpunkt unserer Tätigkeit ist das Schaffen von Verbindungen zwischen Spezialisten und Führungskräften mit einem beruflichen Veränderungswunsch und passenden Unternehmen. HAPEKO hat mehr als 20 Niederlassungen in Österreich und Deutschland.

Aufgaben

• Professionelle organisatorische und administrative Unterstützung von Geschäftsführung und COO sowie effizientes Office-Management
• Termin-, Kalender- und Prioritätenmanagement
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings sowie Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Entscheidungsgrundlagen
• Konsequente Nachverfolgung von Aufgaben, Terminen und vereinbarten Maßnahmen über sämtliche Schnittstellen hinweg
• Mitorganisation von Geschäftsreisen, Veranstaltungen und externen Terminen
• Vorbereitung und Koordination der internen und externen Kommunikation sowie Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses
• Kommunikation mit Geschäftspartnern, Dienstleistern und weiteren externen Ansprechpartnern
• Unterstützung bei operativen Projekten und Sonderaufgaben
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen geschäftlichen und persönlichen Informationen

Profil

• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, hohe Eigenständigkeit und lösungsorientierte Arbeitsweise („out-of-the-box-thinking“)
• Genauer, zuverlässiger und proaktiver Arbeitsstil mit rascher Auffassungsgabe und hohem Qualitätsanspruch
• Sehr gutes Prioritäten- und Zeitmanagement
• Professionelles, verbindliches und diskretes Auftreten sowie eine ausgezeichnete Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Versierter Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Vertrauensvolle, belastbare und loyale Persönlichkeit mit Flexibilität, Hands-on-Mentalität und gelegentlicher internationaler Reisebereitschaft

Vorteile

• Verantwortungsvolle Vertrauensposition in direkter Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und COO
• Abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit Einblick in zentrale Unternehmensentscheidungen und -prozesse
• Möglichkeit, aktiv mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen
• Flache Hierarchien sowie kurze und direkte Entscheidungswege
• Modernes Büro in Wien mit guter öffentlicher Erreichbarkeit
• Langfristige Perspektive in einem erfolgreichen und wachsenden Unternehmen