Management Assistenz Geschäftsführung / COO

Das Unternehmen

Für unseren langjährigen Mandanten, ein international tätiges Unternehmen mit Sitz in Wien, suchen wir eine Management Assistenz (m/w/d) für Geschäftsführung und COO, die beide Führungspersönlichkeiten in organisatorischen und inhaltlichen Angelegenheiten unterstützt.

Die Position ist bewusst breiter angelegt als eine klassische Assistenzfunktion. Sie unterstützen Geschäftsführung und COO organisatorisch und administrativ, arbeiten eng an Projekten sowie Sonderthemen mit und unterstützen im Vertrieb. Angesprochen sind daher Persönlichkeiten, die bereits in enger Zusammenarbeit mit Vorständen oder Geschäftsführungen gestanden haben, etwa in einer Assistenz- oder Stabsfunktion oder in einer operativen Rolle mit direktem Kontakt zur Geschäftsführung.

Gesucht wird eine Persönlichkeit, die vorausschauend denkt, Verantwortung übernimmt und der Geschäftsführung den Rücken freihält. Entscheidend sind Diskretion, Loyalität, Genauigkeit und ein ausgeprägtes Gespür für Prioritäten.

Unser Mandant wünscht sich eine positive, offene Persönlichkeit mit Humor, die auch in einem dynamischen Arbeitsalltag gute Laune und Leichtigkeit mitbringt, ohne dabei Professionalität und Verlässlichkeit aus den Augen zu verlieren.

Für diese Position ist ein Jahresbruttogehalt ab EUR 55.000 vorgesehen. Eine Überzahlung ist abhängig von Qualifikation und Erfahrung möglich.

HAPEKO ist die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Österreich. Schwerpunkt der Tätigkeit ist das Schaffen von Verbindungen zwischen Spezialisten und Führungskräften mit einem beruflichen Veränderungswunsch und passenden Unternehmen. HAPEKO hat mehr als 20 Niederlassungen in Österreich und Deutschland.

Aufgaben

• Professionelle organisatorische und administrative Unterstützung von Geschäftsführung und COO, inklusive Mitorganisation von Geschäftsreisen, Veranstaltungen und externen Terminen
• Enge inhaltliche Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und COO bei Projekten, im Vertrieb und bei weiteren laufenden Themen
• Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Management-Meetings, inklusive Protokollführung sowie Verteilung und Nachverfolgung von Aufgaben
• Recherche und Aufbereitung von Markt-, Wettbewerbs- und Unternehmensinformationen sowie Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
• Kommunikation mit Geschäftspartnern, Dienstleistern und weiteren externen Ansprechpartnern
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen geschäftlichen und persönlichen Informationen

Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Umgebung, etwa als Assistenz auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene, in einer Stabsfunktion oder in einer operativen Rolle mit direktem Kontakt zur Geschäftsführung; erste Vertriebserfahrung von Vorteil
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, hohe Eigenständigkeit sowie eine strukturierte, zahlenorientierte und lösungsorientierte Arbeitsweise („out-of-the-box-thinking")
• Ausgeprägte Lernbereitschaft, sich in neue fachliche Themen einzuarbeiten und sich aktiv einzubringen, sowie hohe Motivation und Leistungsbereitschaft
• Verbindliches und gewinnendes Auftreten, ausgeprägtes Gespür für Menschen und Situationen sowie eine unkomplizierte, humorvolle Art im täglichen Miteinander
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sicherer Umgang mit MS Office

Vorteile

• Verantwortungsvolle Vertrauensposition in direkter Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und COO
• Abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit Einblick in zentrale Unternehmensentscheidungen und -prozesse
• Möglichkeit, aktiv mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen
• Flache Hierarchien sowie kurze und direkte Entscheidungswege
• Modernes Büro in Wien mit guter öffentlicher Erreichbarkeit
• Langfristige Perspektive in einem erfolgreichen und wachsenden Unternehmen