Interim Management vs. Festanstellung: Welches Modell passt zu Ihrer Situation?

Das Wichtigste im Überblick

•    Interim Management: Schnelle, flexible Führung auf Zeit – besonders bei Krisen, Restrukturierungen oder Projekten.
•    Festanstellung: Die bessere Wahl für dauerhafte Verantwortung, langfristigen Teamaufbau und eine nachhaltige Integration in die Unternehmenskultur
•    Kostenvergleich: Nicht nur den Tagessatz betrachten, sondern auch Sozialabgaben, Zusatzleistungen, Ausfallzeiten und das Risiko einer Fehlbesetzung einrechnen.
•    Entscheidungskriterien: Zeithorizont, Dringlichkeit, Kompetenzbedarf, Gesamtkosten und ein Hybridmodell sind die fünf entscheidenden Faktoren.
•    Hybridmodell: Ein Interim-Expertekann eine Vakanz überbrücken, während parallel nach einem Kandidaten für eine dauerhafte Anstellung gesucht wird.
 

Was unterscheidet Interim Management von einer Festanstellung?

Interim Management und Festanstellung unterscheiden sich vor allem in einem Punkt: in der zeitlichen Perspektive. Ein Interim Manager übernimmt für einen begrenzten Zeitraum ein klar definiertes Mandat, etwa als Führungskraft, Spezialist oder Projektverantwortlicher. Eine festangestellte Führungskraft dagegen wird dauerhaft Teil des Unternehmens und übernimmt langfristig Verantwortung für Aufgaben, Teams und, als Teil der Belegschaft,auch für die Weiterentwicklung des Unternehmens.
Dieser Unterschied zieht sich durch viele Bereiche - von der Vertragsform und Vergütung über Onboarding und Integration bis hin zur Rolle im Unternehmen. Ein Interim Manager sollte vor allem schnell in seiner Rolle wirksam werden. Er wird daher typischerweise nicht wie eine neue Führungskraft mit vollständigem Onboarding-Prozess eingeführt, sondern zielgerichtet auf sein Mandat vorbereitet. Interim Manager sind selbstständig, Interim-Managemet lässt sich mit einem Freelancer-Einsatz vergleichen. Eine Festanstellung setzt dagegen auf dauerhafte Integration, persönliche Bindung und langfristige Entwicklung.

Welche Vorteile bietet Interim Management gegenüber einer Festanstellung?

Im Grunde genommen punktet ein Interim-Mandat exakt dort, wo der Rekrutierungsprozess für einen fest angestellten Manager  zu langsam ist oder sich strukturell zu unflexibel zeigt:
•    Geschwindigkeit und sofortige Wirksamkeit
Ein Interim Manager ist innerhalb weniger Wochen handlungsfähig. Eine Festanstellung wiederum braucht, insbesondere im Führungssegment oder in systemrelevanten Schlüsselpositionen, mehrere Wochen oder gar Monate. Diese Differenz entsteht, weil Bestandteile klassischer Recruiting-Prozesse beim Interim Management entfallen. Denn es gibt kein monatelanges Bewerbermanagement, keine Kündigungsfrist des Kandidaten beim vorherigen Arbeitgeber und auch kein langes Onboarding vor der ersten produktiven (Arbeits-)Woche. Für akute Vakanzen, etwa, wenn eine Führungskraft überraschend ausscheidet, ist dieses Tempo der entscheidende Faktor.
•    Flexibilität ohne langfristige Bindung
Das Mandat endet, wenn das Projekt endet, und zwar ohne Kündigungsfristen, Abfindungsregelungen oder eventuelle arbeitsrechtliche Hürden. Unternehmen binden sich beim Interim-Modell nicht langfristig an eine Personalentscheidung, deren Erfolg sich erst im Betrieb zeigt. Dies senkt das Risiko einer teuren Fehlbesetzung erheblich, sollte man doch nicht zusammenpassen, da das Ende der Zusammenarbeit bereits feststeht.
•    Spezialisierte Expertise ohne dauerhaften Bedarf
Interim Manager bringen oft hochspezialisierte Kompetenz mit, die im Unternehmen nur temporär benötigt wird. Das kann zum Beispiel Restrukturierungserfahrung, Sanierungs-Know-how oder die Expertise in einer spezifischen Transformationsphase sein. Eine feste Stelle für eine solche  Spezialisierung, wäre nicht mehr wirtschaftlich, sobald das Projekt abgeschlossen und der Bedarf gedeckt ist.

Welche Nachteile und Risiken hat Interim Management gegenüber einer Festanstellung?

Das Modell geht auch mit Nachteilen einher. Dies sind insbesondere:
•    Höherer Tagessatz und begrenzte Integration
Der Tagessatz eines Interim Managers liegt deutlich über dem Tagessatz-Äquivalent eines  fest angestellten Managers. Aber das ist der Preis für sofortige Verfügbarkeit und ein geringes Einstellungsrisiko. Zugleich baut ein Interim Manager naturgemäß keine  langfristige Bindung zum Team auf: Die Beziehung ist auf das Mandat ausgerichtet, nicht auf jahrelange Zugehörigkeit oder kulturelle wie persönliche Übereinstimmung.
•    Typische Bedenken von Unternehmen
Drei Sorgen tauchen in Gesprächen mit Unternehmen immer wieder auf: Wie gelingt bei einem Interim die Integration ins bestehende Team? Wie geht man als Unternehmen mit dem Wissensabfluss nach Mandatsende um? Und wie lässt sich die Abhängigkeit von externer Führung handhaben oder eben vermeiden? 
Alle drei lassen sich strukturell entschärfen. Integration gelingt am besten durch eine klare Kommunikation der Rolle gegenüber dem Team – und das von Beginn an. Wissensabfluss verhindert man durch eine strukturierte Übergabe- und Dokumentationspflicht, festgehalten bereits im Mandatsvertrag. Und auch eine Abhängigkeit kann man vermeiden, indem man das Mandat von Anfang an mit festem Enddatum und definiertem Übergabeziel plant, etwa der Einarbeitung eines internen Nachfolgers.

Für welche Positionen und Situationen eignet sich Interim Management besonders?

Das Interim-Modell eignet sich für zeitlich begrenzte Ausnahmesituationen mit hohem Handlungsdruck, nicht aber für den dauerhaften Aufbau von Führungsstrukturen.

Typische Einsatzfelder eines Interim Managers

Zu den klassischen Auslösern für einen (plötzlichen) Interim-Bedarf zählen Krankheit oder auch die überraschende Kündigung einer Führungskraft, Elternzeit-Vertretung, akute Unternehmenskrisen, Restrukturierungsphasen und projektgebundene Wachstumssituationen. In all diesen Fällen ist der Zeithorizont von vornherein begrenzt oder die Dringlichkeit so hoch, dass eine klassische Rekrutierung für eine Management Rolle, etwa durch einen Executive-Search-Prozess, zu lange dauern würde.

Wann ist eine Festanstellung die bessere Wahl?

Wird eine dauerhafte strategische Verantwortung gesucht, steht eine langfristige Bindung im Vordergrund und spielt der Cultural Fit bei der Besetzung von Positionen eine übergeordnete Rolle, dann ist die feste Anstellung das passendere Modell. Wo Führungskräfte über Jahre Beziehungen zu Mitarbeitern, Kunden und Auftraggebern aufbauen sollen, überwiegt der Wert langfristiger Bindung die kurzfristige Flexibilität eines Mandats. Die Experten von HAPEKO übernehmen für Sie gern die Personalvermittlung für eine Festanstellung.

Wie unterscheiden sich die Kosten zwischen Interim Management und Festanstellung?

Der reine Tagessatz-Vergleich führt in die Irre, da er die versteckten Zusatzkosten einer festen Anstellung ausblendet. Denn: Erst die vollständige Kostenrechnung, inklusive Sozialabgaben, Ausfalltagen, Boni und dem Risiko einer Fehlbesetzung, zeigt, welches Modell für eine konkrete Situation wirtschaftlicher ist.

Der Tagessatz im Kontext: Die 1-Prozent-Faustformel

Eine gängige Faustformel setzt den marktüblichen Tagessatz eines Interim Managers bei rund einem Prozent seines vergleichbaren Jahresgehalts an. Diese Formel dient als grobe Orientierung, nicht aber als exakte Berechnung und Entscheidungsgrundlage. Der tatsächliche Tagessatz variiert je nach Branche, Erfahrung, Aufgabe und Verantwortungsumfang sowie der Dringlichkeit des Interim Mandats.
Viel wichtiger als der isolierte Tagessatz ist der Vergleich mit den vollständigen Kosten einer festen Anstellung. Sozialabgaben schlagen mit etwa 20 bis 30 Prozent zusätzlich zu Buche, dazu kommen rund 24 bis 30 Urlaubs- und Krankheitstage pro Jahr sowie Boni und Zusatzleistungen von bis zu 20 bis 50 Prozent des Grundgehalts.

Was kostet eine Fehlbesetzung in Festanstellung?

Eine Fehlbesetzung mit einem fest angestellten Manager kann zur Herausforderung werden, denn eine unbesetzte oder falsch besetzte Führungsposition (mit anschließender erneuter Personalsuche) verursacht Kosten, die weit über das Gehalt der Stelle hinausgehen können.
Mit der Cost-of-Vacancy-Formel kann man sich den zu erwartenden ungefähren Kosten nähern: Jahresgehalt geteilt durch Arbeitstage, multipliziert mit der Vakanzdauer und einem Wichtigkeitsfaktor von 2,0 bis 3,0 bei Führungspositionen. Dieser Faktor bildet ab, dass eine unbesetzte Führungsposition nicht nur das eigene Gehalt kostet, sondern durch ausbleibende Entscheidungen, verzögerte Projekte und eine verunsicherte oder führungslose Belegschaft zusätzlichen wirtschaftlichen Schaden verursacht.
Ein fiktives Rechenbeispiel für eine unbesetzte gehobene Führungsposition (oder eine Vakanz, die entsteht, weil nach einer Fehlbesetzung erneut gesucht werden muss) illustriert dies: 
180.000 Euro brutto Jahresgehalt, geteilt durch durchschnittlich 230 Arbeitstage (pro Kalenderjahr) mal 115 Arbeitstage (6 Monate) Vakanzdauer multipliziert mit dem Faktor 3 ergibt Kosten in Höhe von 262.956,52 Euro. Dieser Wert übersteigt das Jahresgehalt im Bespiel um rund 46  Prozent. *

Im direkten Vergleich zeigen sich die Stärken und Schwächen beider Modelle:

Interim Management vs. Festanstellung: Beide Modelle im Überblick

 

Wie treffen Sie die richtige Entscheidung? Der 5-Faktoren-Check

Fünf Faktoren bestimmen, welches Modell zu Ihrer Situation passt:

1. Zeithorizont: Ist der Bedarf zeitlich begrenzt (Projekt, Krise, Elternzeit) oder dauerhaft angelegt?
2. Verfügbarkeit/Dringlichkeit: Muss die Position innerhalb weniger Wochen besetzt sein, oder bleibt Zeit für einen sorgfältigen Rekrutierungsprozess?
3. Kompetenzbedarf: Wird hochspezialisiertes Sanierungs- oder Transformations-Know-how benötigt, oder geht es um langfristiges Management und Führung?
4. Kostentransparenz: Wurde die vollständige Kostenrechnung – inklusive Sozialabgaben, Ausfalltagen und Cost of Vacancy – gegenübergestellt, anstatt nur den Tagessatz zu vergleichen?
5. Hybridmodell-Option: Könnte eine Kombination aus beiden Modellen das Risiko reduzieren?

Handelt es sich um eine Nachfolge und die Planung ist noch nicht konkret oder unsicher, kann die Kombination aus Interim-Überbrückung und paralleler Suche nach einem fest angestellten Mitarbeiter die risikoärmste Lösung darstellen.

Schließen sich Interim Management und Festanstellung gegenseitig aus?

Nein, Interim-Einsatz und eine dauerhafte Anstellung schließen sich nicht aus. Sie lassen sich, wie eben beschrieben, als Hybridmodell, insbesondere in der Unternehmensnachfolge, kombinieren. Dabei überbrückt ein Interim Manager die akute Vakanz, während parallel die Suche nach einer langfristigen  Besetzung läuft, die zur Rolle UND zur Unternehmenskultur passt. Dieses Modell eignet sich besonders, wenn die Nachfolge (noch) unlar ist. Denn das Unternehmen bleibt handlungsfähig, , ohne den Zeitdruck, der sonst für eine überstürzte Personalentscheidung sorgen kann.-

In beiden Fällen kann ein externer Partner, wie eine Personalberatung, die Suche nach einem geeigneten Kandidaten mit einem strukturierten Auswahlprozess unterstützen, und zwar vom Briefing und Anforderungsprofil, über die Recherche und Identifikation geeigneter Kandidaten bis hin zur Präsentation der Auswahl sowie der Vertragsunterzeichnung und dem Projektstart. Je nach Modell unterscheidet sich der Prozess im Detail. Bei Interim-Mandaten liegt der Fokus auf sofortiger Einsatzbereitschaft und mandatsspezifischer Erfahrung, bei einer festen Stelle stärker auf langfristigem „Cultural Fit“ und strategischer Passung.

Checkliste: Interim Management oder Festanstellung – wie entscheiden Sie richtig?

•    Ist der Bedarf zeitlich klar begrenzt oder dauerhaft?
•    Muss die Position innerhalb weniger Wochen besetzt sein?
•    Geht es um spezialisierte Projekt- oder Krisenkompetenz oder um Kompetenz für langfristige Veränderungen (z.B. den Aufbau und das Management ganzer Teams)?
•    Wurde die vollständige Kostenrechnung inklusive Sozialabgaben und Cost of Vacancy erstellt?
•    Ist die Nachfolgeregelung unklar, so dass ein Hybridmodell sinnvoll wäre?
•    Wurden vertragliche Absicherungen (etwa Kündigungsoptionen, Übergabepflichten, Abgrenzung zur Scheinselbstständigkeit) geklärt?

Fazit: Warum die richtige Wahl von der Situation abhängt, nicht vom Preis allein

Zusätzlich liefern Zeithorizont, Dringlichkeit, Kompetenzbedarf und eine vollständige Kostenbetrachtung die Basis für eine fundierte Entscheidung. Herrscht Unsicherheit in Bezug auf die langfristige Ausrichtung, reduziert ein Hybridmodell aus Interim-Überbrückung und paralleler Suche eines Kandiaten in Festanstellung das Risiko einer voreiligen Entscheidung erheblich.
Sie stehen vor der Entscheidung zwischen Interim Management und Festanstellung und wünschen sich eine Beratung? Vereinbaren Sie eine unverbindliche Bedarfsanalyse mit den Interim-Experten von HAPEKO Österreich.
 

*Disclaimer: Alle Zahlen ohne Gewähr. Die hier dargestellte Modell-Rechnung ist unverbindlich und dient lediglich der Veranschaulichung. Die individuellen Beträge sind anhängig von den vertraglich vereinbarten Konditionen (z.B. dem Jahresbruttogehalt) und weiteren unternehmensspezifischen Faktoren.

Autoren: Die HAPEKO-Fachredaktion 

2003 gegründet, verfügt das HAPEKO-Team über mehr als 20 Jahre Erfahrung in Sachen Recruiting und Personalberatung. Für die Qualität unserer Dienstleistungen wird HAPEKO seit 2016 regelmäßig ausgezeichnet, unter anderem mit dem Gütesiegel „Top Consultant“.
Die HAPEKO-Fachredaktion verarbeitet die Insights aus über 20 Jahren Beratungspraxis zu Artikeln und Ratgebern zu den Themen Recruiting und Headhunting, Mitarbeiterführung und Leadership, Mitarbeitermotivation und -bindung und Jobsuche. Unser Ziel: Unternehmen und Jobsuchenden hilfreiche Praxistipps in Sachen Personalgewinnung und Bewerbungsprozessen zu liefern.

Hinweis: In diesem Text wird für personenbezogene Hauptwörter die männliche Form benutzt („der Experte“, „der Interim Manager“). Dies dient allein dem Lesefluss, es sind alle Geschlechter gemeint.