Definition und Rolle im Unternehmen

Jedes Projekt in einem Unternehmen ist durch klare Rahmenbedingungen gekennzeichnet: Es gibt einen definierten Umfang, präzise Ziele und festgelegte Leistungen, die vom Team erbracht werden müssen. Der Projektleiter (auch als Projektmanager bezeichnet) trägt als Führungskraft die Verantwortung für Planung, Durchführung und erfolgreichen Abschluss eines Projekts oder mehrerer Teilprojekte. Als zentrale Figur im Projektmanagement hat er alle Fäden in der Hand, er organisiert und koordiniert die notwendigen Prozesse zur Erreichung der Projektziele. An der Spitze des Projektteams stehend fungiert er zugleich als Bindeglied zwischen seinem Team, dem Management und externen Stakeholdern.

Diese Position unterscheidet sich wesentlich von der eines Bereichs- oder Abteilungsleiters. Während Letztere dauerhaft für einen bestimmten Unternehmensbereich verantwortlich sind, arbeitet der Projektleiter zeitlich begrenzt an einem klar umrissenen Vorhaben mit einem definierten Anfang und Ende. Bereichs- oder Abteilungsleiter konzentrieren sich dabei vorwiegend auf ihre spezifischen Fachkenntnisse. Anders der Projektleiter: Er benötigt ein breites Spektrum an Management- und insbesondere Projektmanagementfähigkeiten und muss im Rahmen seines Projekts oft verschiedene Bereiche innerhalb des Unternehmens überblicken. (1)

Zugleich unterscheiden sich Projektleiter:innen auch von Prozessmanagern: Während Letztere kontinuierliche, sich wiederholende Betriebsabläufe optimieren, steuern Projektleiter einmalige Arbeitspakete mit klar festgelegten Zielsetzungen.

Aufgaben eines Projektleiters

Der Grundstein jedes erfolgreichen Projekts liegt, das zeigt sich immer wieder (vor allen Dingen, wenn Probleme oder Verzögerungen auftreten), in seiner sorgfältigen Vorbereitung. Bevor die eigentliche Umsetzung beginnt, müssen Projektleiter daher ein stabiles Fundament schaffen, etwa konkrete Zielsetzungen definieren, realistische Zeitpläne erstellen, Ressourcen kalkulieren und geeignete Teammitglieder auswählen. Als Faustregel gilt. Je größer das Aufgabenpaket und je komplexer das Projekt, desto gründlicher und intensiver sollte die Planung im Vorfeld sein, und zwar ohne den so genannten Bias for Action (übersetzt etwa: ohne dem vorschnellen Handeln den Vorzug zu geben, weil man sich fühlt, als käme man voran).(2)

Die Aufgaben eines Projektleiters erstrecken sich über sämtliche Projektphasen:

1. Projektplanung und -definition

• Ziele klar definieren: Gemeinsam mit Stakeholdern konkrete (messbare) Projektziele festlegen
• Projektumfang abgrenzen: Genau bestimmen, was zum Projekt gehört – und eben auch, was nicht dazu zählt
• Ressourcen planen: Personal, Budget, Material und Zeit effizient einteilen bzw. planen
• Projektstrukturplan erstellen: Projektaufgaben in überschaubare Arbeitspakete aufteilen
• Meilensteine setzen: Wichtige Zwischenziele definieren, die den Projektfortschritt markieren

2. Teamführung und -organisation

• Projektteam zusammenstellen: Passende Mitarbeiter für die jeweiligen Aufgaben finden
• Verantwortlichkeiten zuweisen: Klare Rollen und Aufgaben im Team definieren
• Team führen: Mitarbeiter motivieren, anleiten sowie bei der Entwicklung unterstützen
• Meetings moderieren: Regelmäßige Team-Besprechungen planen und effizient leiten
• Konflikte lösen: Bei Unstimmigkeiten im Team vermitteln und Lösungen herbeiführen

3. Projektsteuerung und -controlling

• Fortschritt überwachen: Aktuellen Projektstand kontinuierlich mit dem Plan vergleichen
• Budget kontrollieren: Kosten überwachen, bei Abweichungen gegensteuern
• Qualitätssicherung: Standards festlegen und zugleich deren Einhaltung sicherstellen
• Risikomanagement: Potenzielle Probleme frühzeitig identifizieren und Gegenmaßnahmen entwickeln
• Projektänderungen verwalten: Notwendige Anpassungen am Projektumfang koordinieren

4. Kommunikation und Stakeholder-Management

• Regelmäßig berichten: Management und Team über den Projektfortschritt informieren
• Stakeholder einbinden: Bedürfnisse aller Beteiligten berücksichtigen und Erwartungen managen
• Dokumentation sicherstellen: Entscheidungen und Erkenntnisse festhalten
• Als Schnittstelle fungieren: Zwischen verschiedenen Abteilungen, externen Partnern und dem Projektteam vermitteln
• Eskalationsmanagement: Bei kritischen Problemen die richtigen Entscheidungsträger einbeziehen

5. Projektabschluss

• Ergebnisse übergeben: Projektresultate an Kunden oder operative Abteilungen übergeben
• Projekterfolg bewerten: Zielerreichung dokumentieren
• Dokumentation & „Lessons Learned“: Erfahrungen und Erkenntnisse für zukünftige Projekte sichern
• Team auflösen: Mitarbeiter in neue Projekte oder zurück in ihre eigentliche Position überführen
• Administrativer Abschluss: Verträge abwickeln, Budgets schließen und Dokumentation finalisieren

In agilen Projekten übernehmen Projektleiter oft die Rolle eines Scrum Masters oder agilen Coaches, der weniger direktiv führt, sondern das Team dabei unterstützt, selbstorganisiert zu arbeiten und Hindernisse zu beseitigen.

Wichtige Fähigkeiten und Eigenschaften eines Projektleiters

Die Vielfalt an Aufgaben macht deutlich: Die Tätigkeit als Projektmanager oder Projektleiter erfordert ein besonderes Kompetenzprofil. Und da jedes Projekt einzigartig ist, können Projektleiter nur selten auf Routinen zurückgreifen. Neben der Erfahrung aus früheren Projekten sind es daher vor allem bestimmte Kompetenzen, aber auch persönliche Eigenschaften, die einen guten Projektleiter ausmachen. Was er mitbringen sollte:

Fachliche Kompetenzen

• Projektmanagement-Methoden: Fundierte Kenntnisse in klassischen und agilen Projektmanagement-Ansätzen
• Branchenkenntnisse: Grundlegendes Verständnis der fachlichen und/oder technischen Aspekte des Projekts
• Betriebswirtschaftliches Know-how: Budgetierung, Kostenrechnung und wirtschaftliche Bewertung
• Rechtliches Grundwissen: Vertragsgestaltung, Arbeitsrecht und Compliance-Anforderungen
• IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit Projektmanagement-Tools und relevanter Software

Führungskompetenzen

• Teamführung: Fähigkeit, ein Team zu motivieren, um es zu Höchstleistungen zu bringen
• Entscheidungsfähigkeit: Auch unter Druck klare Entscheidungen treffen können
• Delegationsvermögen: Aufgaben effektiv verteilen, d. h. auch Verantwortung, etwa für die Organisation bestimmter Aufgaben, abgeben
• Konfliktmanagement: Spannungen im Team konstruktiv lösen
• Durchsetzungsvermögen: Trotz möglicher Widerstände standhaft bleiben und Ziele verfolgen

Soziale Kompetenzen

• Kommunikationsstärke:  Komplexe Sachverhalte verständlich darstellen
• Analytisches Denken: Probleme erkennen, analysieren und entsprechende Lösungen entwickeln
• Verhandlungsgeschick:  Mit Stakeholdern, Lieferanten und Kunden erfolgreich verhandeln
• Empathie:  Auf Bedürfnisse und Sorgen der Teammitglieder eingehen
• Interkulturelle Kompetenz: Mit Teams aus unterschiedlichen Kulturen erfolgreich zusammenarbeiten
• Organisationstalent:  Komplexe Aufgaben strukturieren und Teilaufgaben priorisieren
• Belastbarkeit:  Auch in stressigen Phasen einen kühlen Kopf bewahren
• Flexibilität:  Auf veränderte Rahmenbedingungen schnell reagieren
• Eigeninitiative:  Vorausschauend handeln

Voraussetzungen und Qualifikation: Wie wird man Projektleiter?

Typischerweise führt der Weg zum Projektleiter über eine fundierte fachliche Ausbildung in Kombination mit mehrjähriger Berufserfahrung. Die meisten Unternehmen erwarten ein abgeschlossenes Studium in einem relevanten Fachbereich – je nach Branche kann dies ein Studium in Wirtschaftswissenschaften, Ingenieurwesen, Informatik oder ähnliche Studienabschlüsse sein. Zunehmend wichtig werden dabei spezielle Weiterbildungen im Projektmanagement, etwa Zertifizierungen nach internationalen Standards wie PRINCE2, PMI oder IPMA. (3,4)

Für den Einstieg in das Projektmanagement und die Leitung spielt dann die praktische Erfahrung eine entscheidende Rolle. Der klassische Karriereweg führt daher zunächst über die Mitarbeit im Projektmanagement, etwa als Teilprojektleiter, bevor die Verantwortung für komplette Projekte übernommen wird. Besonders wertvoll sind Erfahrungen in unterschiedlichen Projektphasen und -größen. Auch Branchenkenntnisse und Netzwerke sind gefragt.

Gehalt und Karriereperspektiven 

Das Gehalt eines Projektleiters variiert je nach Branche. Wie auch bei anderen Berufsbildern spielen zudem die Unternehmensgröße, die Region und natürlich die jeweilige Qualifikation eine wichtige Rolle. Einsteiger können mit einem Jahresgehalt ab 45.000 Euro rechnen (5), erfahrene Projektleiter verdienen häufig zwischen 65.000 und 90.000 Euro. (6) Je nach Größe des Projekts sind besonders im technischen Bereich oder in der IT auch deutlich höhere Gehälter möglich. In Österreich variiert das Gehalt ebenfalls nach Branche und Region - insgesamt sind die Gehaltsniveaus etwas geringer und liegen zwischen rund 42. 000 und rund 77.000 Euro pro Jahr. (7, 8)

Projektleitern mit mehrjähriger Berufserfahrung stehen zahlreiche Türen offen: Sie können sich auf bestimmte Projekttypen spezialisieren, ins Abteilungsmanagement wechseln oder sogar als selbstständiger Berater durchstarten. Grundsätzlich ist die Position des Projektleiters ein Sprungbrett für verschiedene Karrierewege, da die gesammelten Erfahrungen und aufgebauten Netzwerke sie für praktisch jede Führungsposition interessant machen. Und da Projektleiter im Laufe ihrer Tätigkeit einen detaillierten Einblick in verschiedene Unternehmensbereiche bekommen, sind sie auch die perfekten Kandidaten für interne Mobilität.  

Fazit: Aufstieg bis ins Management

Die Projektleitung wird in Zukunft nicht nur wichtig bleiben – sie gewinnt sogar an Bedeutung! Warum? Immer mehr Unternehmen setzen auf projektbasierte Arbeit, während gleichzeitig die Herausforderungen wie knappe Zeitpläne, Fachkräftemangel und die rasante Digitalisierung zunehmen. Die gute Nachricht: Neue Technologien führen zwar zu komplexeren Vorhaben und Aufgaben, bieten auch Werkzeuge für ein deutlich effizienteres Projektmanagement.

Für Unternehmen sind fähige Projektleiter Gold wert – sie entscheiden oft darüber, ob Innovationen erfolgreich umgesetzt werden und das Unternehmen im umkämpften Markt die Nase vorn behält. Für Projektleiter mit Führungsambitionen ist die Position ein ideales Sprungbrett in weitere Managementaufgaben. 

Wer bereit ist, täglich neue Herausforderungen anzunehmen und kontinuierlich dazuzulernen, kann als Projektleiter daher nicht nur dem Unternehmen zu Erfolgen verhelfen, sondern gleichzeitig die eigene Karriereleiter gezielt erklimmen.

Quellen: 

1. Die wichtigsten international gültigen Projektmanagement-Zertifizierungen (awork.com  , zuletzt abgerufen am 25.06.2024)
2. Gehälter für Projektleiter in Österreich (Karriere.at, zuletzt abgerufen am 25.06.2025)

3. Gehälter für Projektleiter in Österreich (Lohnanalyse.de/at, zuletzt abgerufen am 25.06.2025) 

    

Hinweis: In diesem Text wird die männliche Form für personenbezogene Hauptwörter benutzt (z.B. „der Projektleiter“, „der Projektmanager“). Dies dient allein dem Lesefluss, es sind alle Geschlechter gemeint.