Das Unternehmen

Unser Auftraggeber ist ein erfolgreiches, eigentümergeführtes Pharmaunternehmen in Wien (1160), das für höchste Qualitätsstandards, Innovationskraft und ein wertschätzendes Miteinander steht. Hier erwartet Sie ein modernes Umfeld, in dem Sie Verantwortung übernehmen und Ihre Erfahrung gezielt einbringen können.

Als Office Manager:in sind Sie die zentrale Ansprechperson für Management, Team und externe Partner:innen. Sie steuern und organisieren den Büroalltag, sorgen für reibungslose Abläufe und überzeugen mit Hands-on-Mentalität, Organisationstalent und Kommunikationsstärke.

Für diese Position ist ein Bruttojahresgehalt ab 38.000 EUR vorgesehen, mit Bereitschaft zur Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung.

HAPEKO ist die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Österreich. Schwerpunkt der Tätigkeit ist das Schaffen von Verbindungen zwischen Spezialisten und Führungskräften mit einem beruflichen Veränderungswunsch und passenden Unternehmen. HAPEKO hat mehr als 20 Niederlassungen in Österreich und Deutschland.

Aufgaben

• Verantwortung für die reibungslose Organisation des Büros
• Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Belangen
• Koordination von Terminen, Meetings und Events
• Schnittstelle zu internen Abteilungen und externen Partner:innen
• Einkauf, Dokumenten- und Vertragsmanagement

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, HAS, Lehre im Bürobereich) - Matura von Vorteil
• Mehrjährige Erfahrung im Office Management oder einer vergleichbaren Rolle
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise
• Selbstbewusstes Auftreten, Kommunikationsstärke und Hands-on-Mentalität
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Vorteile

• Eine abwechslungsreiche Position mit viel Gestaltungsspielraum
• Persönliche Weiterentwicklung und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Zahlreiche Benefits: zusätzliche Urlaubstage, Essenszuschuss, moderne Büroausstattung, sehr gute öffentliche Anbindung
• Ein inspirierendes Arbeitsumfeld, das Leistung honoriert, Eigenständigkeit fördert und von einem starken Wir-Gefühl geprägt ist